FAQ

O Sistema de Farmácia da Vitóriasoft do Brasil existe há nove anos, sendo que roda na plataforma Windows desde 1995.


Foi desenvolvido com uma interface amigável, simples e fácil de usar, permitindo que, com poucos cliques do mouse, o usuário tenha acesso a todas as suas funções.

Sim. É possível reutilizar as informações.


A VitóriaSoft do Brasil faz a importação de seus dados para a utilização no VitóriaSoft Farmácia.


Exemplos do que podemos importar: lista de clientes, cadastro de médicos, relação de substâncias, rol de embalagens e seus componentes, estoque de produtos semi-elaborados com suas composições padrão (Fórmulas padrão) dos veículos, bases, cápsulas etc. Mesmo listas em formato Excel podem ser importadas para o Vitóriasoft Farmácia.

Não. Pode ser instalado em até cinco minutos.


Para a implantação com o aproveitamento do banco de dados de outros Sistemas, o trabalho se reduz em 90%, implicando apenas na escolha e personalização (configuração) do Protocolo, Ficha de Pesagem, Ordem de Produção, Rótulos e Etiquetas de fracionamento, dentre os modelos existentes no Sistema.


Caso a Farmácia não utilize nenhum Sistema, a implantação também é simples, pois o VitóriaSoft Farmácia já vem com uma lista de substâncias e seus sinônimos, restando para o usuário apenas a digitação da composição de seus veículos e bases, excipientes e outras formulações de estoque estratégico.

E a escolha e personalização (configuração) do Protocolo, Ficha de Pesagem, Ordem de Produção, Rótulos e Etiquetas de fracionamento dentre os modelos existentes.

O módulo de Cálculo de Preços do VitóriaSoft Farmácia é livre, ficando a critério da empresa determinar a fórmula como deve ser feito este cálculo.


A fórmula padrão é a seguinte:


Preço de venda da matéria-prima (corrigido)
+
Preço da embalagem
+
Preço das cápsulas
+
Fator de custo operacional
=
Valor da fórmula.


O lucro da empresa será determinado pela marcação da matéria-prima mais a marcação das embalagens e das cápsulas.


O Sistema permite ainda uma segunda opção para cálculos de preços, através de planilha de custo, com rateio dos centros de custos somados ao valor da matéria-prima, embalagens, cápsulas e o percentual de lucro desejado por fórmula farmacêutica.


O Sistema VitóriaSoft Farmácia calcula os preços das matérias primas fazendo a correção do grau de pureza (concentração), fator de equivalência ácido/base, quantidade de unidades internacionais (UI) por miligrama e a diluição quando necessário.


E soma a esses preços o valor das embalagens, cápsulas e fator de custo operacional, ou faz o rateio dos centros de custos somando o percentual de lucro desejado por forma farmacêutica.


Para calcular os preços das fórmulas básicas (padrão) — tais como cremes, géis, loções, shampoos, produtos semi-elaborados ou elaborados etc. —, o Sistema utiliza os preços das matérias-primas com as respectivas correções, podendo calcular ainda pelo preço de venda ou pelo preço de custo.

Quando processamos uma entrada de substâncias (matéria-prima) no VitóriaSoft Farmácia, o Sistema nos permite fazer a gerência de preços numa tela onde nos é mostrado o preço anterior, a marcação (margem de lucro) e o preço atual, e podemos escolher se queremos corrigir o preço ou a marcação.


Quando escolhemos corrigir o preço, o Sistema verificará, item a item, se estes entram na composição de alguma fórmula padrão.


Em caso positivo, o Sistema informará que o item em questão entra na composição de fórmulas bases, perguntando se você quer corrigir o preço dos produtos constantes em sua composição padrão, o princípio ativo em questão.


Fazendo a opção pela correção dos preços, estes serão automaticamente atualizados.

Quando se digita uma fórmula com substâncias de controle especial, o Sistema mostra, para cada categoria de controlado, não só tipo de talonário, mas também qualquer outro tipo de informação que for necessária, tais como conferir a data da receita, verificar se a mesma está assinada ou se o carimbo do médico está legível, dose máxima e dose mínima, ou ainda qualquer outro procedimento que se queira incluir.


A escolha das embalagens e das cápsulas é feita automaticamente.


O tipo, a capacidade e a cor das cápsulas e o tipo, a capacidade e a cor das embalagens podem ser escolhidas de acordo com a forma farmacêutica, de acordo com os princípios ativos, de acordo com as características fisico-químicas ou necessidades da formulação, ou ainda de acordo com as preferências do cliente.


Para a forma farmacêutica "cápsula", o Sistema escolhe o excipiente ideal, calculando a quantidade necessária para completar o volume da cápsula.

Não só escolhe o tipo de cápsula como também a cor da da mesma e o excipiente ideal de acordo com a substância.


Calcula ainda a quantidade de excipiente necessário, escolhendo a embalagem e todos os seus componentes, tais como tipo de tampa, etiquetas, desumidificador, desodorisador, algodão, lacre etc.

O cálculo da QSP é uma coisa intrínseca no Sistema, não só para cremes e loções, mas para qualquer tipo de veículo ou substância que se fizerem necessários.


O Sistema VitóriaSoft Farmácia corrige diluições, concentração (grau de pureza), fator de equivalência ácido/base e faz conversão de unidades internacionais (UI) para miligrama.

Ao se encomendar uma fórmula com o VitóriaSoft Farmácia, todas as etapas de documentos — Protocolo, Rótulo, Ficha de Pesagem, Registros de Consumo etc. — são automaticamente elaboradas pelo Sistema, isto é, ficam registradas e prontas para a impressão.


A Ficha de Pesagem (produção sob demanda) vem com o nome do paciente, o nome do médico, número do CRM, data, hora e local da encomenda, data e hora e local de entrega. A composição da fórmula traz os nomes dos princípios ativos e seus lotes com a quantidade receitada e a quantidade corrigida de cada um.


Indica ainda qual a cápsula ou a embalagem, além de todas as informações técnicas e cuidados para a manipulação da fórmula.


É importante lembrar que a Ficha de Pesagem, assim como qualquer documento gerado pelo VitóriaSoft Farmácia, pode ser editada, configurada e personalizada pelo próprio usuário, fazendo com que os Protocolos, Ficha de Pesagem, Rótulo, Ordem de Produção, Etiquetas de Fracionamento, Etiquetas de Estocagem, Relatórios, Ordem de Compra, Cotação, enfim, todos os documentos reflitam a imagem da empresa.

O Sistema confecciona todos os livros de controle para substâncias psicoativas e outras, assim como todos os balanços e mapas de entrada, saída, transformação e produção, seguindo rigorosamente os modelos da Anvisa.


Os relatórios no Sistema VitóriaSoft Farmácia são criados através de um Gerador de Relatórios de última geração.


Isto quer dizer que o usuário pode emitir qualquer relatório que for necessário, ficando sob seu domínio a edição do modelo, tipo, layout etc.

A mala-direta para clientes, fornecedores e médicos pode ser feita por especialidade médica, cidade, bairro, rua, data de aniversário etc.


O Sistema permite que textos padronizados sejam gravados e impressos juntos com a mala-direta.

O Sistema de relatórios do VitóriaSoft Farmácia emite relatórios de ranking de consumo de substâncias e produtos, assim como o ranking de clientes, mostrando os melhores e os ausentes, por exemplo.


O Sistema avisa que tipo de etiqueta extra tem que ser usada como, por exemplo, "guardar na geladeira", "medicamento controlado" etc.


Todo e qualquer tipo de etiqueta, acessório, embalagem e seus componentes, técnica de manipulação ou cuidados especiais durante o processo pode ser incluído automaticamente na Ficha de Pesagem, mediante prévia configuração do Sistema.


A Ficha de Pesagem é preparada para ser um roteiro de manipulação, mostrando, substâncias da formulação (princípios ativos e as substâncias adicionais) e indicando seus lotes e as quantidades a serem pesadas, devidamente corrigidas; técnicas e cuidados para a manipulação do produto, inclusive a embalagem e seus componentes; tipo, tamanho e cor da cápsula; etiquetas de advertências; etc.

Os relatórios podem ser os mais variados possíveis, pois é o usuário mesmo quem os cria de acordo com as informações que desejar.


Podem ser emitidos relatórios sobre a quantidade de receitas, fórmulas, faturamento por médico ou especialidade, por representante de visitação médica, por loja, por atendente, por substância etc.


Enfim, pode-se criar o relatório que se fizer necessário.

Sim. Ele mostra quantos orçamentos foram confirmados ou não, por atendente, por médico, por loja, por substância etc.

O Sistema cria e gerencia a curva ABC de estoque, sugerindo as quantidades que devem ser compradas de matéria-prima ou produto industrializado, levando em consideração a sazonalidade no consumo dos produtos, isto é, indicando quando e quanto devemos comprar de cada produto ou matéria-prima de acordo com a época do ano.

O VitóriaSoft Farmácia é um Sistema que utiliza banco de dados SQL que permite que todas as informações de movimentos de venda, compra, produção, perda, financeiro etc. fiquem registradas, sem necessidade de limpar os arquivos.


Todas as informações da empresa estão sempre disponíveis para o acesso imediato.


A Ficha de Cliente contém todas as informações de compras de medicamentos, atenção farmacêutica etc.


Isto permite uma rastreabilidade total e perfeita de todos os medicamentos consumidos, suas fórmulações, qual o médico que receitou, quais os lotes das substâncias utilizadas, quem manipulou, quem encomendou, a data em que encomendou e quando retirou o medicamento da farmácia, qual o valor pago etc.

O Sistema avisa quando as dosagens mínimas ou máximas são ultrapassadas e que devem ser relatadas ao farmacêutico para as devidas providências.


As dosagens mínimas e máximas podem ser indicadas também por forma farmacêutica, isto é, cada substância pode ter várias dosagens mínimas e máximas de acordo com o tipo de formulação.

Na ficha de cada substância cadastrada no Sistema podemos informar as substâncias adicionais, isto é, substâncias que serão acrescentadas nas formulações para impedir a oxidação, facilitar a manipulação, melhorar o sabor ou o odor, aumentar a absorção etc.


Elas podem ser acrescentadas de acordo com a forma farmacêutica, ou ainda de acordo com outros princípios ativos que estejam na composição da fórmula.


Por exemplo: hidroquinona com acido retinóico em loção, usar antioxidante X; hidroquinona com ácido glicólico em loção, usar antioxidante Y.


No Sistema VitóriaSoft Farmácia, podemos usar vários prazos de validade para uma mesma substância de acordo com a forma farmacêutica da formulação.


Por exemplo: cetoconazol cápsulas, validade 180 dias; cetoconazol shampoo, validade 60 dias; cetoconazol creme, validade 15 dias.


Ao calcular os preços das fórmulas, o Sistema leva em consideração sua composição e todas as substâncias adicionais que serão acrescentadas, fazendo suas respectivas correções (concentração, fator de equivalência, diluição, UI por miligrama, marcação ou margem de lucro, taxa do dólar).


E soma a isto o preço das embalagens, etiquetas, acessórios etc., acrescentando o custo operacional (custo fixo), formando assim o preço final de cada fórmula.


O Sistema permite ainda uma segunda modalidade de cálculo dos preços das fórmulas através de centros de custos com a indicação do percentual de lucro desejado.


Faz também o rateio dos valores destes centros, acrescentando o valor das matérias-primas, das embalagens e dos acessórios e o percentual de lucro, formando o preço final da fórmula.


O Sistema VitóriaSoft Farmácia apresenta para cada preço de fórmula uma planilha de custo, descrevendo o valor da matéria-prima, embalagem, acessórios, o custo operacional fixo ou por centro de custo, e qual o valor do lucro.

O Sistema emite Ordem de Produção com lote para todas os itens de estoque que tenham composição padrão (fórmula padrão), permitindo ainda que, na mesma, seja impressa a técnica, observações e cuidados, embalagens, etiquetas e relatórios de produção.


O Sistema informa ainda os itens de estoque que tenham composição padrão e possam ser produzidos sob demanda.


Isto é: só serão produzidos quando houver encomenda e a sua fórmula será impressa na ficha de pesagem do medicamento encomendado, proporcional à quantidade receitada.


Isto é muito útil na preparação de fórmulas com prazo de validade curto ou de composição simples, que é comumente preparada na hora da manipulação — por exemplo: álcool a 50%, pasta d'água —, ou para excipiente de cápsulas que, através destes recursos, poderão ser preparados na hora da manipulação da fórmula.


O VitóriaSoft Farmácia não só lê códigos de barras como também cria os mesmos para Protocolos, Ficha de Pesagem, Ordem de Produção e emite Etiquetas de Fracionamento com essa informação.


O VitóriaSoft Farmácia está habilitado para a automação completa da farmácia, da frente de loja ao setor do processo (laboratórios), através de microterminais e de leitores de código de barra, fazendo o gerenciamento do tempo de produção em cada estágio de produção, desde a encomenda da fórmula, passando pela triagem, impressão de Fichas de Pesagem, rótulos, pesagens da matéria-prima, manipulação da fórmula, embalagem, conferência e entrega.


Interligando as balanças e os microterminais ao servidor de rede, propicia a gerência de todo o fluxo produtivo, racionalizando tempo de produção e permitindo a localização, isto é, a identificação do estágio de produção de uma determinada fórmula no fluxo de trabalho da empresa.


O microterminal substitui o microcomputador nos laboratórios de produção, com a vantagem de custar um terço do valor de um microcomputador, sendo autorizado pela Anvisa para funcionar dentro dos laboratórios por ser blindado e não possuir ventilador interno, não causando assim a contaminação do ambiente por dispersão de pós.